Oplossingen voor implementatie van gastvrij patiëntenportaal

Steeds meer zorggroepen en gezondheidscentra besluiten een patiëntenportaal aan te schaffen. Zo kunnen patiënten hun zorgzaken gemakkelijk online regelen, is het idee. Hun medisch dossier inzien, afspraken maken, aan de slag met zelfmanagementtools. Zorgaanbieders hebben vaak hoge verwachtingen van het portaal. Het bespaart geld en het vergroot de tevredenheid en de eigen regie van patiënten. Een winwinsituatie, toch?

Helaas wijst de praktijk vaak anders uit. Vilans onderzocht in 2013 bij Zorggroep Almere en De Ondernemende Huisarts (DOH) de behoeften en belemmeringen. Zorggroep Almere koos drie jaar geleden voor MijnGezondheid. net (MGn). Zorggroep DOH startte in het najaar van 2013 met MijnGezondheidsPlatform (MGP). De inventarisatie leverde belangrijke inzichten op.
Een aantal huisartsenpraktijken en gezondheidscentra van beide zorggroepen vertaalde deze inzichten in praktische oplossingen. Ze deden dat met begeleiding van Vilans en in co-creatie met de gebruikers: zorgmedewerkers én patiënten. Dat leverde zeven veelvoorkomende valkuilen bij de implementatie van een patiëntenportaal én hun oplossingen op:

Valkuil 1: Onbekend maakt onbemind

Praktijkondersteuners van Zorggroep DOH vreesden dat het zorgportaal hen veel extra tijd zou kosten. Dat veranderde door trainingssessies en goede voorlichting, maar de échte omslag kwam toen duidelijk werd dat ze zelf invloed konden uitoefenen. Ze ontwikkelden een demo en een folder die ze gebruikten tijdens consulten. Zorggroep Almere koos voor promotiebezoeken bij de gezondheidscentra. Ze vroegen medewerkers om wensen en oplossingen aan te dragen en koppelden veranderingen en verbeteringen terug. Patiënten dachten kritisch mee. Dit resulteerde onder andere in een nieuwe patiëntenfolder en een digitale nieuwsbrief voor patiënten die gebruikmaken van het portaal.

Valkuil 2: Door de bomen het bos niet meer zien